Sadranews— Koordinator Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Swasta (Kopertais) Wilayah I DKI Jakarta dan Banten menggelar kegiatan Persiapan Penilaian e-SPMI PTKIS pada Jumat (18/9/2026). Kegiatan berlangsung di Prof. Aula 1 Lantai 5, Gedung Kopertais Wilayah I DKI Jakarta dan Banten, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Kegiatan ini menjadi bagian dari upaya meningkatkan pemahaman dan kesiapan Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Swasta (PTKIS) dalam pelaporan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) melalui sistem e-SPMI SIPADU.
STAI Sadra turut ambil bagian dalam kegiatan strategis ini melalui kehadiran perwakilannya. Kehadirannya sebagai peserta undangan menjadi bentuk konkret komitmet STAI Sadra dalam mendukung penuh agenda penguatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang digagas Kopertais Wilayah I.
Wakil Kopertais Wilayah I DKI Jakarta dan Banten, Prof. Sururin, dalam sambutannya menyampaikan bahwa agenda penjaminan mutu menjadi salah satu perhatian penting bagi PTKIS. Ia mengatakan, padatnya berbagai kegiatan pada pekan ini tidak mengurangi pentingnya pertemuan untuk memastikan perguruan tinggi mampu melakukan evaluasi diri dan meningkatkan kualitas secara berkelanjutan.
“Di Kopertais ada e-SPMI SIPADU dalam rangka agar semua PTKIS meningkatkan kualitas dan evaluasi diri,” ujarnya.
Ia menyampaikan bahwa sebagian besar PTKIS telah melakukan pengisian e-SPMI, meskipun masih terdapat beberapa perguruan tinggi yang belum menyelesaikan proses tersebut. Karena itu, ia mengingatkan agar setiap PTKIS memahami dengan baik data dan informasi yang diminta dalam sistem sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pengisian.
“Jangan salah mengisi apa yang dimaui dan apa yang diisi. Sumber data menjadi sangat penting,” tegasnya.
Menurut Prof. Sururin, keberadaan dan pengelolaan sumber data yang baik merupakan bagian penting dalam proses penjaminan mutu. Ia juga menekankan pentingnya website perguruan tinggi sebagai salah satu sumber informasi publik yang harus terus dihidupkan dan diperbarui dengan berbagai kegiatan serta capaian perguruan tinggi.
Ia mengingatkan bahwa sumber informasi perguruan tinggi tidak semata-mata berbentuk dokumen yang tersimpan di Google Drive. Informasi mengenai kegiatan, program, dan capaian institusi juga perlu tersedia melalui kanal resmi perguruan tinggi agar mudah ditelusuri dan dapat menjadi bagian dari pertanggungjawaban publik.
“Akuntabilitas dan pertanggungjawaban publiknya lebih jelas,” katanya.
Prof. Sururin kemudian mengajak seluruh peserta untuk mengikuti kegiatan dengan serius sebagai bagian dari upaya bersama memperkuat budaya mutu di lingkungan PTKIS.
Sementara itu, narasumber pertama, Prof. Dr. Tria Astika Endah Permatasari, M.K.M., dari Bidang Kerja Sama dan Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Jakarta (UMJ), menyampaikan materi mengenai Persiapan Pelaporan e-SPMI PTKIS.
Dalam pemaparannya, Prof. Tria menekankan bahwa prinsip utama dalam pelaksanaan penjaminan mutu adalah menempatkan para pengelola mutu sebagai pejuang mutu.
“Orang mutu adalah pejuang mutu. Konsepnya adalah dengan bahagia dan luarannya adalah bahagia,” ungkapnya.
Ia menjelaskan bahwa sistem SIPADU merupakan mekanisme yang relatif baru bagi perguruan tinggi dalam pelaporan e-SPMI. Meskipun terdapat perbedaan karakteristik dan tata kelola antara perguruan tinggi yang berada di bawah Kementerian Agama dan Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi, prinsip dasar tahapan penjaminan mutu tetap mengacu pada siklus PPEPP, yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan.
Menurut Prof. Tria, pelaporan e-SPMI penting karena merupakan bagian dari sistem penjaminan mutu perguruan tinggi. Pelaporan tidak semestinya dipandang hanya sebagai kewajiban administratif, melainkan sebagai aktivitas yang menunjukkan bagaimana perguruan tinggi menjalankan proses penjaminan mutu secara sistematis.
Ia juga menegaskan bahwa mutu pada dasarnya harus memberikan kemudahan bagi perguruan tinggi dalam mengelola dan meningkatkan kualitas.
“Mutu itu memudahkan, bukan menyulitkan,” jelasnya.
Lebih lanjut, standar SPMI perlu ditempatkan dalam kerangka strategis perguruan tinggi, termasuk dalam Rencana Strategis (Renstra). Perguruan tinggi yang memiliki target untuk mencapai keunggulan perlu memastikan adanya kedalaman standar dan keunggulan dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi.
Dalam materi yang disampaikan, Prof. Tria menjelaskan sejumlah hal yang perlu dipersiapkan PTKIS dalam menghadapi pelaporan e-SPMI.
Pertama, memahami kebijakan. PTKIS perlu memahami posisi SPMI, siklus PPEPP, Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD Dikti), serta perubahan mekanisme pelaporan yang berlaku pada 2026.
Kedua, menyiapkan bukti atau evidence. Dokumen yang disiapkan harus sahih, spesifik, mudah ditelusuri, dan dapat diakses. Dengan demikian, dokumen tidak hanya tersedia, tetapi juga mampu menunjukkan bukti nyata atas pelaksanaan kegiatan dan pencapaian standar mutu.
Ketiga, mengisi sistem dengan benar. Perguruan tinggi perlu memahami kategori yang dilaporkan, metadata dokumen, periode pelaporan, serta tautan dokumen yang digunakan sebagai bukti.
Keempat, siap menghadapi proses verifikasi. PTKIS perlu memahami mekanisme validasi, status dokumen, serta konsep PLOR (Problem, Lokasi, Objektif, dan Referensi) yang dapat digunakan dalam proses identifikasi dan tindak lanjut terhadap temuan.
Proses tersebut tidak berhenti pada tahap pengunggahan dokumen. Jika ditemukan kekurangan dalam proses verifikasi, perguruan tinggi perlu melakukan perbaikan sesuai hasil evaluasi.
Materi berikutnya disampaikan oleh Dr. Marliza Oktapiani, M.Pd., Direktur Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Universitas Islam As-Syafi’iyah (UIA). Sebagai narasumber kedua, Dr. Marliza memberikan penekanan pada aspek kesiapan dokumen dan bukti yang akan digunakan dalam proses audit atau penilaian e-SPMI.
Dr. Marliza mengingatkan PTKIS agar tidak hanya memperhatikan tampilan atau _cover_ dokumen. Menurutnya, kelengkapan substansi dan legalitas dokumen menjadi hal yang sangat penting dalam proses audit.
“Jangan terlena dengan cover,” tegasnya.
Ia menjelaskan bahwa dokumen yang menjadi bukti dalam proses penilaian harus memiliki dasar yang jelas. Salah satunya adalah Surat Keputusan (SK) yang dilampirkan dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Selain itu, perguruan tinggi perlu memastikan adanya dokumen mengenai tim perumus serta dokumen yang telah melalui proses legalisasi sesuai ketentuan yang berlaku.
Kesiapan dokumen tersebut menjadi penting karena auditor tidak hanya melihat keberadaan dokumen, tetapi juga menelusuri keabsahan, keterkaitan, serta proses yang melatarbelakangi penerbitan dan penggunaannya.
Dalam kesempatan tersebut, Dr. Marliza juga menekankan pentingnya diversifikasi bukti dalam penjaminan mutu. Bukti pendukung tidak seharusnya hanya bertumpu pada satu jenis dokumen, tetapi perlu disesuaikan dengan standar, indikator, dan aktivitas yang dilaporkan.
Diversifikasi bukti menjadi bagian penting agar setiap proses PPEPP dapat ditelusuri secara lebih komprehensif. Dengan bukti yang beragam dan relevan, perguruan tinggi dapat menunjukkan keterkaitan antara kebijakan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan tindak lanjut peningkatan mutu.
Dr. Marliza juga memberikan perhatian khusus terhadap peran Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dalam mempersiapkan pelaporan e-SPMI. Menurutnya, Kepala LPM memiliki peran dan kewenangan strategis untuk berkoordinasi dengan pimpinan terkait dalam mengondisikan proses pengumpulan data dan dokumen yang diperlukan.
Kepala LPM perlu memastikan kebutuhan data disampaikan kepada unit atau pimpinan terkait sesuai dengan alur dan jadwal yang telah ditetapkan. Koordinasi tersebut diperlukan agar proses pengumpulan bukti tidak dilakukan secara mendadak dan seluruh dokumen yang dibutuhkan dapat dipersiapkan secara sistematis.
“Dokumen adalah bagian terpenting,” menjadi salah satu penekanan dalam materi yang disampaikannya.
Dengan pengelolaan dokumen yang baik, setiap data dan bukti dapat ditelusuri serta dikaitkan dengan standar dan aktivitas penjaminan mutu yang dilaksanakan perguruan tinggi.
Rangkaian materi dalam kegiatan tersebut pada akhirnya menegaskan bahwa persiapan e-SPMI bukan sekadar proses mengunggah dokumen ke dalam sistem. PTKIS perlu membangun sistem dokumentasi yang mampu menunjukkan perjalanan pelaksanaan penjaminan mutu secara utuh.
Target akhirnya adalah setiap PTKIS memiliki “evidence trail” PPEPP yang utuh, bukan sekadar kumpulan dokumen. Evidence trail tersebut harus mampu menunjukkan keterkaitan antara standar yang ditetapkan, pelaksanaan kegiatan, evaluasi, pengendalian, hingga tindak lanjut peningkatan mutu.
Melalui kegiatan persiapan ini, Kopertais Wilayah I DKI Jakarta dan Banten mendorong seluruh PTKIS untuk semakin siap menghadapi proses penilaian e-SPMI, baik dari sisi pemahaman kebijakan, pengisian sistem, maupun kesiapan bukti dan dokumen.
Dengan persiapan yang sistematis, e-SPMI diharapkan tidak hanya menjadi instrumen pelaporan, tetapi juga menjadi bagian dari penguatan budaya mutu, evaluasi diri, akuntabilitas, dan peningkatan kualitas perguruan tinggi secara berkelanjutan.
